Trong bối cảnh đẩy mạnh chuyển đổi số quốc gia, thúc đẩy xây dựng Chính phủ số, phát triển kinh tế số và xã hội số, việc sử dụng chữ ký số trong các giao dịch điện tử đã được xác định là một giải pháp quan trọng.
Việc triển khai sử dụng chữ ký số đã và đang mang lại nhiều lợi ích cho các cơ quan, tổ chức và cá nhân như tăng cường bảo mật; giảm chi phí hoạt động, cải thiện năng suất; nâng cao trải nghiệm người dùng.
Chỉ cần một chiếc điện thoại thông minh và một thuê bao di động, mọi công dân có nhu cầu đều có thể đăng ký sử dụng dịch vụ chứng thực chữ ký số cá nhân từ xa VNPT SmartCA một cách dễ dàng, tiện lợi. Với chữ ký số đã được đăng ký, khách hàng có thể yên tâm sử dụng trong mọi hoạt động bao gồm: Giao dịch điện tử trên các hệ thống Cổng dịch vụ công, một cửa điện tử; xác thực cá nhân trong các giao dịch chứng khoán, ngân hàng; ký số trong các giao dịch hợp đồng điện tử, hợp đồng lao động.
Người dân sau khi đăng ký thành công việc cấp chữ ký số VNPT SmartCA, có thể thực hiện xác thực thông tin và kích hoạt chữ ký số ngay trên ứng dụng VNPT SmartCA chỉ với hai bước là chụp ảnh và quay video giấy tờ tuỳ thân (CMND, CCCD hoặc hộ chiếu) và đối chiếu với ảnh chụp chân dung; từ đó, quá trình nhận dạng xác minh danh tính, trích xuất thông tin giấy tờ được diễn ra tự động.
Chữ ký số cá nhân giúp giải quyết tất cả các giao dịch điện tử cần xác thực danh tính của người dùng, vì vậy nó sẽ là thành phần không thể không có trong phát triển kinh tế số, chính quyền số.
Mỗi người dân có một định danh số và một chữ ký số, chúng ta tiến dần tới xã hội không giấy tờ. Theo đó, phần lớn các thủ tục có thể thực hiện qua mạng mà vẫn đảm bảo độ tin cậy tương đương giấy tờ in. Khi các hoạt động kinh tế, xã hội đều được thực hiện qua mạng sẽ đẩy mạnh phát triển hạ tầng công nghệ thông tin, phát triển các ứng dụng số cũng như đẩy mạnh việc khai thác dữ liệu số. Đó sẽ là một cuộc cách mạng về chuyển đổi số toàn diện cho tất cả người dân.
Chữ ký số ngày nay dần trở lên quen thuộc đối với hầu hết các doanh nghiệp trong thực hiện các dịch vụ về Thuế, Bảo hiểm, Hải quan… tuy nhiên nếu chỉ dừng lại ở phạm vi đó thì thực sự chưa phát huy hết hiệu quả của chữ ký số trong giai đoạn hiện nay.
Trước đây
Chúng ta vẫn thường phải ban hành các loại tài liệu dưới dạng bản giấy như văn bản, hồ sơ dự án, hồ sơ thầu, hồ sơ mua sắm, hồ sơ hợp đồng… thông thường các loại hồ sơ này sẽ phải in sao ra thành nhiều bộ, rất tốn giấy mực và tốn thời gian ký, đóng dấu, đóng quyển, chuyển phát… và mỗi lần phải sửa đổi thì gần như toàn bộ hồ sơ cũ sẽ phải bỏ rất tốn kém
Hiện nay
Các giao dịch trực tuyến đang được nhiều cơ quan chấp nhận và trong xu thế tương lai thì phương thức giao dịch trực tuyến sẽ trở thành phổ biến. Và để đảm bảo cho giao dịch trực tuyến thì không thể không sử dụng đến các biện pháp định danh điện tử để xác thực hồ sơ, tài liệu và các giao dịch, một trong những loại định danh điện tử phổ biến hiện nay đó là chữ ký số.
Chúng ta sẽ
Sử dụng chữ ký số để ký lên các tài liệu điện tử thay cho việc ký tay và đóng dấu lên tài liệu giấy theo nguyên tắc “chỗ nào trước đây phải ký tay thì bây giờ ký số của cá nhân, chỗ nào trước kia phải đóng dấu thì bây giờ ký số của tổ chức”. Việc ký số lên tài liệu điện tử sẽ có tác dụng đảm bảo sự toàn vẹn của tàiliệu đó. Khi nhận được bất cứ tài liệu điện tử nào đã được ký số hợp pháp thì những tài liệu đó đều đã được đảm bảo về sự toàn vẹn kể từ khi được ký số và có giá trị pháp lý tương đương hồ sơ giấy được ký tên và đóng dấu tay theo quy định.
Tiết kiệm giấy tờ
Do tài liệu điện tử đã được ký số có giá trị pháp lý tương đương tài liệu giấy nên chúng ta sẽ không cần phải phát hành tài liệu giấy hơn nữa tài liệu điện tử có thể được sao chép, nhân bản không hạn chế số lượng do đó sẽ tiết kiệm được một lượng giấy tờ rất lớn.
Trong trường hợp cần sửa đổi, điều chỉnh, bổ sung các loại hồ sơ, giấy tờ thì sẽ không tốn chi phí do phải hủy bỏ những hồ sơ cũ và làm lại hồ sơ mới như đối với hồ sơ giấy.
Tiết kiệm không gian lưu trữ
Với việc ban hành hồ sơ, tài liệu giấy thì cơ quan nào cũng sẽ phải đầu tư kho lưu trữ và trang thiết bị, nhân lực để bảo quản, phục vụ khai thác, tra cứu. Với tài liệu điện tử, việc lưu trữ sẽ đơn giản và tiết kiệm hơn rất nhiều, toàn bộ dữ liệu đều được lưu trữ bằng các thiết bị điện tử hoặc bằng các dịch vụ lưu trữ đám mây. Việc bảo quản, tra cứu, khai thác cũng sẽ được thực hiện hết sức đơn giản, gọn nhẹ.
Tiết kiệm thời gian
Với mỗi hồ sơ thường có nhiều tài liệu, và thường chúng ta sẽ phải thực hiện ký tên, đóng dấu lên từng tài liệu đó. Một số loại tài liệu lại có yêu cầu phải ký tên lên từng trang. Với những hồ sơ nhỏ thì việc ký và đóng dấu tay không tốn nhiều thời gian nhưng đối với những hồ sơ lớn thì sẽ mất rất nhiều thời gian cho việc ký hồ sơ.
Nếu chúng ta sử dụng chữ ký số thì có thể chỉ cần ký một lần duy nhất là có thể đảm bảo tính pháp lý cho toàn bộ các tài liệu có trong hồ sơ, một tài liệu vài trăm trang mà trước đây yêu cầu phải ký từng trang thì nay chỉ cần ký một lần duy nhất, nhiều tài liệu yêu cầu phải đóng dấu giáp lai thì nay cũng không cần nữa.
Hơn thế nữa, trước kia mỗi lần chuyển phát hồ sơ thường phải mất một khoảng thời gian nhất định nhưng nếu sử dụng hồ sơ điện tử để giao dịch trực tuyến thì có thể nói là gần như tức thời. Không những tiết kiệm được thời gian còn tiết kiệm được cả chi phí và nhân lực chuyển phát.
Không phụ thuộc khoảng cách và thời gian
Khi sử dụng chữ ký số để ký các loại hồ sơ, tài liệu điện tử chúng ta có thể thực hiện được ở bất cứ đâu, bất cứ lúc nào miễn là có kết nối Internet. Chúng ta có thể sử dụng máy tính để ký và cũng có thể ký trực tiếp trên thiết bị điện thoại di động đã đăng ký SIM ký số và tới đây công nghệ phát triển giải pháp mới chữ ký số Remote Signing (ký số từ xa) bảo mật đa nhân tố (qua OTP, sinh trắc học) an toàn trong sử dụng. Như vậy dù đang ở nhà riêng hay đang đi công tác đều có thể ký được, không nhất thiết phải đến cơ quan, vô cùng thuận tiện trong việc ký số bất cứ nơi đâu, mọi lúc mọi nơi.
Chắc hẳn ai cũng có thể dễ dàng đánh giá được hiệu quả đem lại của chữ ký số cho bản thân và tổ chức của mình. Hãy thay đổi thói quen, hãy tiếp cận và tận dụng triệt để những tính năng ưu việt của chữ ký số, vừa là lợi ích trước mắt vừa là xu thế tương lai.
